Release - Informationen

Februar 2019

Neuheiten im Design

Allgemeine Überarbeitung Design
  • Das gesamte Design wurde an vielen Stellen überarbeitet, um für mehr Übersicht und ein angenehmeres Arbeiten zu sorgen.
  • Ebenso wird stets darauf geachtet Ihnen eine Software nach den aktuellsten Designtrends zu liefern.
  • Viel Freude mit dem coolen neuen Design!

Was hat sich geändert?

  • Schriftarten
  • Schriftgrößen
  • Aufteilungen
  • Icons
  • Formulare
Neue coole Blockklappen / Scrollspy
  • Damit die Formulare noch übersichtlicher werden, wurden neue ein-, sowie ausklappbare Blöcke entworfen.
  • Daher finden Sie nun einige Formularblöcke eingeklappt vor. Dies trifft insbesondere Teile der Formulare die weniger relevante oder nicht häufig benötigte Informationen beinhalten
  • Bei einem Klick auf den Block, klappt dieser aus oder auch ein.
Automatisch generiertes Profilbild
  • User ohne Profilbild erhalten nun ein automatisch generiertes aus deren Initialen.
Neue Statusdropdowns

Unsere Statusdropdowns haben ihr Design verändert:

 

Info über Befüllungsstatus
  • In der rechten Seitenleiste finden Sie nun an manchen Stellen ein kleines, rotes Kästchen vor, worin sich eine Zahl befindet.
  • Diese Zahl gibt Ihnen Auskunft, wie viele notwendige oder wichtige Felder noch von Ihnen befüllt werden sollten.
  • Befüllen Sie im Anschluss das noch offene Feld, verschwindet auch das Kästchen mit der Zahl.
  • Dies gibt Ihnen eine gute Übersicht, was Sie noch erledigen müssen, sodass Ihr Unternehmen vollständig DSGVO fit ist.

Neuheiten in der Bedienung

Überarbeitete ``Erste Schritte``

Der Bereich erste Schritte wurde auf Basis der Rückmeldungen unserer User überarbeitet. Wir hoffen es wird nun noch einfacher die DSGVO Tätigkeiten zu erledigen

Geändertes Menü

Für viele unserer User, war der Aufbau und der Zusammenhang nicht klar ersichtlich. Wir hoffen der neue Aufbau macht die Sache nun klarer.

  • Der Menüpunkt Verzeichnisse ist komplett weggefallen
  • Unter Meine Organisation findet man nun
    • Das Stammbaltt der Firma
    • Bereiche des Unternehmens (vormals Verzeichnisse)
  • Verarbeitungsverzeichnis beinhaltet alles was zum Verarbeitungsverzeichnis eines Verantwortlichen gehört
    • Verarbeitungen und deren Status
    • Bereiche und deren Verarbeitungen (vormals Verzeichnisse)
    • Übersicht zu allen Verarbeitungen auf Basis der verarbeitete Daten
  • TOMS
    • Die Unterteilung in Schutzarten wurde entfernt. Diese finden sie nachwievor unter “Erste Schritt” “Schritt 5”
    • Dafür finden sie eine Übersicht der TOMs nach Status
    • Eine Übersicht zu allen aktiven TOMS die auch einer Firma zugeordnet sind
  • Für Auftragsverarbeiter
    • Hier sind nun alle Schritte zum Aufbau eines Verzeichnisses für Auftragsverarbeiter abgebildet
    • Zusätzlich ist hier auch das Verzeichnis für Auftragsverarbeiter ersichtlich
  • Aufgaben und Audits
    • Für Nutzer der DSGVO APP Profi ist es nun auch möglich Fragelisten/ Checklisten abzubilden
  • DSB Tätigkeit
    • Für Nutzer der DSGVO APP Profi ist es nun möglich ihre Tätigkeiten je Mandant zu dokumentieren
    • Zeiten zu buchen
    • Leistungsarten zu definieren
    • Die Leistungen zu exportieren (zB. für Rechnungen an den Kunden)
BEREICH als neuer Begriff!

Der Bgriff “Verzeichnis” hat bei unseren Nutzern immer wieder für Verwirrung gesorgt.

Wir verstehen darunter die Sammlung von Verarbeitungen zu einem bestimmten Thema, unsere Nutzer verstanden darunter das Verarbeitungsverzeichnis.

Wir haben daher das “Verzeichnis” in “Bereich” umbennant. Darunter ist daher ein Bereich einer Organisation (zb. Abteilung) zu verstehen. Unter einem Bereich werden nun die Verarbeitungen dieses Bereiches zugeordnet.

Der Zusammenhang ist daher:

Firma -> Bereich -> Verarbeitungen -> verarbeitete Daten.

Bereichen können unter dem Menüpunkt “Meine Organisation” oder unter “Verarbeitungsverzeichnis” (türkise Kachel) bearbeitet und verwaltet werden.

AUDIT als neuer Begriff!

Statt des Begriffes “Überprüfung” wird nun durchgängig der Begriff “Audit” verwendet

Automatischer Statuswechsel wenn ein Audit erforderlich ist!

TOMs, Verarbeitungen und Aufragsverarbeitungen sind regelmäßig (1 Jahr) einem Audit zu unterziehen.

Um dies besser sichtbar zu machen werden nun alle oben genannten “aktiven” Objekte, automatisch 1 Monat vor dem Erreichen des “nächster Audit am” Datum auf den Status “zu prüfen” gestellt.

Geändertes Verhalten bei Tagboxen in Listen

Um die Übersicht in Listen zu erhöhen und die Bearbeitung zu beschleunigen haben wir das Verhalten in Tagboxen überarbeitet.

Die Änderungen sind wie folgt:

  • In der Liste werden nur mehr die Elemente angezeigt die in einer Zeile Platz haben. Sind weitere Elemente vorhanden, wird in der Zeile die Anzahl der weiteren Elemente angezeigt. Ein Klick auf diese Box zeigt alle Elemente an
  • Klickt man direkt auf ein Element, dann öffnet sich das Element
  • Klickt man in die Zeile neben ein Element, dann kommt man in den Editiermodus. Hier kann man je nach unserer Vorgabe
    • Referenzen entfernen
    • Neue Referenzen erstellen (+ Button)
    • Referenzen zuweisen
    • Löschen ist dort aktuell noch nicht möglich (öffnen sie dazu das Element und löschen sie dort)
DSGVO APP PROFI: Tätigkeitsprotokoll eines Datenschutzbeauftragten

Nutzer der DSGVO APP Profi können nun unter dem Menüpunkt “DSB Tätigkeit” alle Aufgaben die sie für einen Kunden erbringen dokumentieren.

Ihre Vorteile:

  • Erfüllung der Nachweispflicht ihrer Tätigkeiten
  • Zuordnung der Tätigkeiten zu Leistungsarten und Kategorien
  • Reiseaufwände und Zeiten buchen
  • Export der Tätigkeiten zur weiteren Verarbeitung (zB. Leistungsnachweis oder Rechnung)
DSGVO APP PROFI: Fragelisten oder Checklisten

Unter dem Menüpunkt “Aufgaben und Audits” können nun Nutzer der DSGVO APP Profi Fragelisten anlegen, Vorlagen für Fargebögen erstellen, Fragebögen ihren Kunden zur Beantwortung zuordnen.

Wir freuen uns auf ihr Feedback zur neuen Funktion!

DSGVO APP PROFI: Neues Rollenkonzept (Berechtigungen)

Bisher gab es für eine DSGVO APP Umgebung eine Administrator Rolle. Nun können die Bereichtigungen im Bereich Verwaltung detailierter vergeben werden.

Das Rollenkonzept sieht nun so aus:

  • Es gibt einen neuen Administrator (gültig für alle Umgebungen).
  • Das Adminstratorflag wurde durch eine Rolle Administrator ersetzt. Diese Rolle hat die selben Berechtigungen wie zuvor.
  • Zusätzlich gibt es die Administratorberechtigungen (gültig für Umgebungen Profi und Partner)
  • Einer Rolle können nun einzelne Adminberechtigungen vergeben werden. Hat eine Rolle alle Berechtigungen, so entspricht diese dem bisherigen Administrator:
    • Subscription verwalten:
      Benutzer mit dieser Berechtigung dürfen Zahlungsdaten, Addons, Rechnungen, etc. verwalten.
    • Mandanten verwalten:
      Benutzer mit dieser Berechtigung dürfen Mandanten verwalten (Löschen, Umbenennen, Erzeugen, etc.).
    • Einstellungen verwalten:
      Benutzer mit dieser Berechtigung dürfen globale Einstellungen vornehmen.
    • Rollen verwalten:
      Benutzer mit dieser Berechtigung dürfen Rollen anlegen, löschen, ändern und zuweisen.
    • User hinzufügen:
      Benutzer mit dieser Berechtigung dürfen neue Benutzer einladen, diese allerdings nicht einsehen oder verwalten.
    • User verwalten:
      Benutzer mit dieser Berechtigung dürfen User einladen, löschen und bearbeiten allerdings keine Rollen zuweisen.
Entfernung der Nummer im Anzeigenamen
  • Wie von vielen gewünscht, wurde die Nummer eines Datensatzes aus dem Anzeigenamen entfernt. Aus zB. “1 – Firma Huber” wurde nun “Firma Huber”
  • Die automatisch vergebene Nummer eines Datensatzes wird nun auch im Formular nicht mehr angezeigt
  • Bitte geben Sie nun beim Kopieren acht, welches das Original ist und welches nicht. Öffnen sie das kopierte Objekt am besten gleich und setzen sie eine neue Bezeichnung.
Erhöhung Attachmentgröße
  • Sie können nun noch größere Attachments hochladen.
  • Die Uploadbegrenzung liegt ab sofort bei 10 MB.
Separate Pflege der Rechtsgrundlagen je Mandanten
  • Diese Erneuerungen trifft all jene, die über ein Mandantenkonzept verfügen (DSGVO APP Profi).
  • Ab sofort sind Rechtsgrundlagen global. Dies bedeutet, dass Rechtsgrundlagen je Mandant separat gepflegt werden können.
Kopieren von ``verarbeiteten Daten``
  • Ab jetzt ist es auch möglich “verarbeitete Daten” zu kopieren.
  • Dies ermöglicht Ihnen eine noch schnellere Erledigung Ihrer Dokumentationspflicht.
Leistungen löschen - Auftragsverarbeiter
  • Leistungen im Rahmen einer Verarbeitung als Auftragsverarbeiter können nun gelöscht werden.
Einstellung der Sprache
  • Die Einstellung für die Sprache befindet sich nun im Userkontextmenü.
Stand der Technik in TOMs

In den TOMs kann nun unter Formularblock 3 optional der Stand der Technik dokumentiert werden

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