Release - Informationen

März 2019

Fehlerbehebungen

Druckberichte
  • In den Druckberichten für Verarbeitungen wird der Verantwortliche (vormals “Zuständige für Verarbeitung”) nun wieder korrekt gedruckt.
  • Auch die durchgeführten Audits als auch das nächste Überprüfungsdatum werden nun wieder gedruckt.
Dokumenten Uploads und Downloads
  • Bei einer Kopie eines Mandanten (betrifft nur DSGVO APP Profi Umgebung) werden Dokumente nun wieder korrekt kopiert, auch der Download ist nun wieder möglich
Performance
  • Die Anzeige von Dashboards und Listen wurde erheblich verbessert. Ein flüssigeres arbeiten sollte nun möglich sein.

Neuheiten

Per Mail informiert werden wenn man tätig werden soll

Für viele unserer User war es lästig, ständig in die DSGVO APP einsteigen zu müssen, um festzustellen ob Aufgaben oder Audits zu erledigen sind. Dieses Problem gehört nun der Vergangenheit an. In Zukunft erhalten sie Mails, wenn sie etwas erledigen sollten. Besonders praktisch gleich mit einem Link versehen, der sie direkt zur Aufgabe führt.

Aktuell stehen ihnen 4 Nachrichtenkategorien zur Verfügung:

  • Aufgaben und Fragebogen
    • Sie erhalten ein Mail, wenn ihnen jemand anderes eine Aufgabe oder einen Fragebogen zur Bearbeitung zuordnet
  • Betroffenrechte und Databreach
    • Sie erhalten ein Mail, wenn ihnen jemand anderes ein Betroffenrecht oder einen Databreach zur Bearbeitung zuordnet
  • Verarbeitungen, TOMs, Auftragsverarbeitung
    • Auch hier erhalten sie ein Mail, wenn sie als Bearbeiter zugeordnet werden
  • Audit
    • Sie erhalten ein Erinnerungsmail zur Durchführung eines Audits, wenn sie in einem TOM, einer Verarbeitung oder einer Auftragsverarbeitung als Bearbeiter zugeordnet sind.

Datenschutzfreundliche Voreinstellungen

Die Freigabe eines Mailversandes erfolgt in 2 Stufen.

  • Stufe 1
    • Der Administrator der Umgebung muss die jeweilige Benachrichtigungskategorie freigeben
    • Dies erfolgt unter Verwaltung –> Globale Konfiguration –> Benachrichtigungseinstellungen
  • Stufe 2
    • Nun stehen die aktivierten Benachrichtigungskategorien auch jedem User der Umgebung zur Verfügung
    • Allerdings muss jeder User sie selbst auch nach seinem Geschmack aktivieren
    • Dazu öffnet er rechts oben sein Profil “Profil bearbeiten”. Nun kann er die gewünschten Benachrichtigungskategorien aktivieren.
Löschfristen als Zuordnungsobjekt

Die Löschfrist (Feld in den Verarbeiteten Daten) war bis dato ein Textfeld.

Auf vielfachen Wunsch hin, gibt es nun in den Stammdaten die Möglichkeit Löschfristen zu definieren und diese Löschfristen einer Verarbeitung zuzuordnen.

Damit wird es leichter ein Löschkonzept zu erstellen, als auch die Löschfristen für mehrere Verarbeitungen zu löschen.

Auf der Löschfrist, kann nun gesondert der Zeitraum, die Bedingung aber auch die Gültigkeit für ein Land optional hinterlegt werden.

Wichtige Infos!

  • Ihre bisherigen Löschfristen sind natürlich nachwievor vorhanden
  • Aus ihren bisherigen Einträgen haben wir automatisiert die Stammdaten Löschfristen erstellt und den Verarbeitungen zugewiesen
Audits für mehrere Elemente

Bis dato konnte ein Audit nur einem TOM, einer Verarbeitung oder einer Auftragsverarbeitung zugeordnet werden. Für eine sorgfältige Dokumentation mussten daher unzählige Audits angelegt und dokumentiert werden.

Sie können nun mit einem Audit, mehrere TOMs, Verarbeitungen oder Auftragsverarbeitungen auditieren.

Wichtige Info!

  • Ihre bestehenden Audits sind natürlich erhalten geblieben
  • Sie können nach wie vor, jedes einzelen TOM oder Verarbeitung oder Auftragsverarbeitung mit einem einzelnen Audit auditieren
Tagboxen

In der Maske der Verarbeiteten Daten wurden die Listen für Personengruppen, Rechtsgrundlagen und Empfängerkategorie in einen Tagbox umgewandelt.

Damit ist einen Zuweisung zusätzlicher Werte einfacher und schneller als in der Liste. Zusätzlich können neue Werte auch gleich direkt angelegt werden. Klicken sie dazu einfach in die Tagbox und suchen sie nach den Werten durch eintippen der ersten Buchstaben, oder nutzen sie das “+” Symbol für das Erstellen neuer Werte.

Automatischer Statuswechsel wenn ein Audit erforderlich ist!

TOMs, Verarbeitungen und Aufragsverarbeitungen sind regelmäßig (1 Jahr) einem Audit zu unterziehen.

Um dies besser sichtbar zu machen werden nun alle oben genannten “aktiven” Objekte, automatisch 1 Monat vor dem Erreichen des “nächster Audit am” Datum auf den Status “zu prüfen” gestellt.

Menü